Privacybeleid

MyFinancials.eu helpt je je administratie te beheren: je stuurt of sleept documenten binnen, wij lezen ze automatisch uit en jij valideert en betaalt. Voor die dienst verwerken we persoonsgegevens. Dit beleid legt in heldere taal uit welke, waarvoor en wat je rechten zijn.

Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is Bene.be bv, Rue Crimont 54, 7890 Ellezelles, België (ondernemingsnummer BE 0543.443.389). Vragen of een verzoek over je gegevens? Mail support@myfinancials.eu.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres en, als je daarvoor kiest, een wachtwoord.
• Gegevens van Google of Microsoft wanneer je daarmee inlogt: je naam, e-mailadres en of dat adres geverifieerd is. We ontvangen of bewaren nooit je Google- of Microsoft-wachtwoord.
• Je documenten (zoals facturen, creditnota's en terugbetalingen, bijvoorbeeld een zelffacturatie-debetnota van je laadpaal) en de gegevens die we eruit lezen: de tegenpartij, bedragen, datums, rekeningnummer en betaalstatus.
• Afgeleide gegevens uit je documenten: uit je gevalideerde facturen leiden we contracten af (leverancier, referentie, looptijd, kosten) en, waar van toepassing, verbruik (zoals kWh of kubieke meter) en dekkingen. Die koppelen we aan de gezinsleden en bezittingen die jij in je werkruimte aanmaakt.
• Een factuur die je op de startpagina proeft zonder account. We lezen ze uit en tonen je meteen het resultaat. Het bestand en dat resultaat bewaren we 30 dagen om onze herkenning te controleren, daarna verwijderen we ze automatisch. Maak je intussen een account en kies je "Bewaar dit in je werkruimte", dan wordt die factuur een gewoon document in je werkruimte. We gebruiken proeven niet om onze modellen te verbeteren; wil je ze eerder weg, mail support@myfinancials.eu.
• E-mails die je naar je werkruimte stuurt of doorstuurt, met de berichttekst, het originele e-mailbericht en alle bijlagen. We bewaren ook bijlagen die (nog) geen document worden, zoals een logo, reclame of een doorgestuurde nieuwsbrief, zodat een verkeerd ingeschatte factuur nooit verloren gaat en je ze later alsnog kan terugvinden of verwijderen.
• Verzendgegevens van onze e-mails aan jou: van elke mail die wij versturen (bevestiging van je e-mailadres, uitnodiging, herinnering, weekoverzicht, tips bij het starten) houden we het ontvangende adres, het onderwerp, het tijdstip en de afloop bij: afgeleverd, mislukt of als spam gemeld. Dat is nodig om te kunnen nakijken waarom een bericht je niet bereikte. We bewaren ook de inhoud van die mails, zodat we bij een vraag kunnen nakijken wat je precies ontving. Links waarmee je iets bevestigt of je wachtwoord instelt, maken we daarin vooraf onbruikbaar.
• Je aanmeldingen: wanneer je je aanmeldt, op welke manier (wachtwoord, Google, Microsoft of “onthoud mij”), met welk soort toestel, browser en besturingssysteem, en mislukte pogingen of een aangevraagde wachtwoord-reset. Zo zien we of iets het aanmelden moeilijk maakt en hoe we de dienst kunnen verbeteren. Je IP-adres houden we daarbij niet bij.
• Gebruiks- en technische gegevens: beperkte logbestanden voor beveiliging en foutopsporing, en cookieloze bezoekersstatistieken (zie “Cookies”).

Gezinsleden, bezittingen en het rijksregisternummer

Jij bepaalt zelf welke gezinsleden en bezittingen (zoals een woning of auto) je aan je werkruimte toevoegt. Staat er op een factuur een rijksregisternummer (bijvoorbeeld op een bijdrage van een ziekenfonds of een sociaal verzekeringsfonds), dan gebruiken we dat uitsluitend om dat document binnen jouw eigen werkruimte aan het juiste gezinslid te koppelen, als je bij dat gezinslid zelf een rijksregisternummer hebt ingevuld. We gebruiken het nergens anders voor, delen het niet en het verlaat je werkruimte niet. De grondslag is de uitvoering van onze overeenkomst met jou; je kan het nummer bij een gezinslid op elk moment verwijderen.

Waarvoor en op welke grondslag

We gebruiken je gegevens uitsluitend om de dienst te leveren en te beveiligen (uitvoering van onze overeenkomst met jou), om ze te verbeteren op basis van hoe ze gebruikt wordt, zoals je aanmeldingen (ons gerechtvaardigd belang), en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waar die gelden. We gebruiken je gegevens niet voor reclame en we verkopen ze niet.

Inloggen met Google of Microsoft

Als je met Google of Microsoft inlogt, gebruiken we de ontvangen gegevens (naam en e-mailadres) enkel om je aan te melden en je account aan te maken of te koppelen. Het gebruik van gegevens die we via Google ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. We delen deze gegevens niet met derden voor andere doeleinden.

Externe verwerkers

Om de dienst te leveren schakelen we een beperkt aantal dienstverleners in, die enkel in onze opdracht en onder afspraken (verwerkersovereenkomsten) handelen:

• Anthropic (Claude): leest de inhoud van je documenten automatisch uit en herkent er contract- en verbruiksgegevens in. Dat uitlezen kan op servers buiten de EU gebeuren, onder meer in de Verenigde Staten. Anthropic bewaart je documenten niet nadat ze zijn uitgelezen en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen. Voor deze doorgifte buiten de EU gelden passende waarborgen (standaardcontractbepalingen).
• Linode (Akamai): levert de server waarop de app en de database draaien, en bewaart je documenten (Object Storage), allebei in een datacenter in Frankfurt (EU). Akamai is een Amerikaans bedrijf. Gaan er gegevens naar de VS, dan gebeurt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework, met standaardcontractbepalingen als vangnet.
• DigitalOcean (SnapShooter): maakt onze back-ups en bewaart ze in een datacenter in Amsterdam (EU). DigitalOcean is een Amerikaans bedrijf. Gaan er gegevens naar de VS, dan gebeurt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework, met standaardcontractbepalingen als vangnet.
• Mailgun: verwerkt inkomende en uitgaande e-mail (bv. het binnenhalen van doorgestuurde documenten).
• Atlassian (Jira Service Management): verwerkt je supportvragen en feedback, of je die nu mailt naar support@myfinancials.eu of verstuurt vanuit de app. Daarbij gaan je naam, je e-mailadres, je bericht en de context waarin je het stuurde mee (werkruimte, pagina, browser, appversie), zodat we gericht kunnen antwoorden.
• Sentry: vangt technische fouten op, zodat we ze snel kunnen oplossen. Bij een fout gaat de technische context mee, zoals de pagina, de foutmelding en je browser. Die gegevens gaan naar de VS, onder het EU-VS Data Privacy Framework, met standaardcontractbepalingen als vangnet.
• Plausible Analytics: cookieloze, privacyvriendelijke bezoekersstatistieken, gehost in de EU.
• VIES (het btw-register van de Europese Commissie): wanneer we op een document een btw-nummer van een leverancier herkennen, vragen we daar de officieel geregistreerde naam op, zodat de leverancier correct in je overzicht staat. We sturen enkel dat btw-nummer door, nooit de inhoud van je document of je eigen gegevens. Het antwoord bewaren we tijdelijk, zodat hetzelfde nummer niet bij elke factuur opnieuw bevraagd wordt.

Bewaartermijn

We bewaren je gegevens zolang je account en werkruimte(s) bestaan. Een registratie waarvan het e-mailadres na 7 dagen nog niet bevestigd is, verwijderen we automatisch; je krijgt daarvoor eerst één herinnering. Verwijder je je account, dan verwijderen we je account en al je documenten binnen 7 dagen, behalve wat we wettelijk langer moeten bewaren. Back-ups bewaren we maximaal 12 maanden en gebruiken we enkel om de dienst te herstellen na een storing. Wat je verwijdert, verdwijnt daaruit vanzelf zodra die back-ups vervallen. E-mails en bijlagen die we ter controle apart zetten (quarantaine), bewaren we tot je ze verwerkt of verwijdert. Een factuur die je zonder account proeft op de startpagina, bewaren we 30 dagen. De verzendgegevens en de inhoud van onze e-mails aan jou bewaren we maximaal 24 maanden; verwijder je je account, dan verdwijnt die inhoud meteen mee. Je aanmeldingen bewaren we ook maximaal 24 maanden; ze verdwijnen samen met je account. Je kan altijd vragen om je account te laten verwijderen via support@myfinancials.eu.

Cookies

We gebruiken enkel essentiële cookies die nodig zijn om in te loggen en je sessie te bewaren. We plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. Bezoekersstatistieken meten we met Plausible, dat zonder cookies en zonder persoonsgegevens werkt.

Kom je binnen via een link met een kanaalvermelding (bijvoorbeeld vanuit een bericht op LinkedIn of Facebook), dan onthouden we 30 dagen in een functionele cookie via welk kanaal je kwam. Die cookie bevat enkel de kanaalnaam en het bericht, niets over jou, en wordt gewist zodra je een account aanmaakt. Zo weten we welke kanalen werken, zonder je te volgen.

Beveiliging

Verbindingen verlopen versleuteld (HTTPS), toegang tot gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft, en we nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken. Mail support@myfinancials.eu om een recht uit te oefenen. Ben je niet tevreden, dan kan je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienst of de regelgeving wijzigt. De datum bovenaan toont de laatste update. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte.