Privacybeleid

MyFinancials.eu helpt je je administratie te beheren: je stuurt of sleept documenten binnen, wij lezen ze automatisch uit en jij valideert, betaalt en archiveert. Voor die dienst verwerken we persoonsgegevens. Dit beleid legt in heldere taal uit welke, waarvoor en wat je rechten zijn.

Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is Bene.be bv, Rue Crimont 54, 7890 Ellezelles, België (ondernemingsnummer BE 0543.443.389). Vragen of een verzoek over je gegevens? Mail info@bene.be.

Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres en — als je daarvoor kiest — een wachtwoord.
• Gegevens van Google of Microsoft wanneer je daarmee inlogt: je naam, e-mailadres en of dat adres geverifieerd is. We ontvangen of bewaren nooit je Google- of Microsoft-wachtwoord.
• Je documenten (zoals facturen, creditnota's en terugbetalingen, bijvoorbeeld een zelffacturatie-debetnota van je laadpaal) en de gegevens die we eruit lezen: de tegenpartij, bedragen, datums, rekeningnummer en betaalstatus.
• Afgeleide gegevens uit je documenten: uit je gevalideerde facturen leiden we contracten af (leverancier, referentie, looptijd, kosten) en, waar van toepassing, verbruik (zoals kWh of kubieke meter) en dekkingen. Die koppelen we aan de gezinsleden en bezittingen die jij in je werkruimte aanmaakt.
• E-mails die je naar je werkruimte stuurt of doorstuurt, met de berichttekst, het originele e-mailbericht en alle bijlagen. We bewaren ook bijlagen die (nog) geen document worden — zoals een logo, reclame of een doorgestuurde nieuwsbrief — zodat een verkeerd ingeschatte factuur nooit verloren gaat en je ze later alsnog kan terugvinden of verwijderen.
• Verzendgegevens van onze e-mails aan jou: van elke mail die wij versturen (bevestiging van je e-mailadres, uitnodiging, herinnering, weekoverzicht) houden we het ontvangende adres, het onderwerp, het tijdstip en de afloop bij — afgeleverd, mislukt of als spam gemeld. Dat is nodig om te kunnen nakijken waarom een bericht je niet bereikte. De inhoud van die mails bewaren we niet.
• Gebruiks- en technische gegevens: beperkte logbestanden voor beveiliging en foutopsporing, en cookieloze bezoekersstatistieken (zie “Cookies”).

Gezinsleden, bezittingen en het rijksregisternummer

Jij bepaalt zelf welke gezinsleden en bezittingen (zoals een woning of auto) je aan je werkruimte toevoegt. Staat er op een factuur een rijksregisternummer (bijvoorbeeld op een bijdrage van een ziekenfonds of een sociaal verzekeringsfonds), dan gebruiken we dat uitsluitend om dat document binnen jouw eigen werkruimte aan het juiste gezinslid te koppelen, als je bij dat gezinslid zelf een rijksregisternummer hebt ingevuld. We gebruiken het nergens anders voor, delen het niet en het verlaat je werkruimte niet. De grondslag is de uitvoering van onze overeenkomst met jou; je kan het nummer bij een gezinslid op elk moment verwijderen.

Waarvoor en op welke grondslag

We gebruiken je gegevens uitsluitend om de dienst te leveren en te beveiligen (uitvoering van onze overeenkomst met jou) en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen waar die gelden. We gebruiken je gegevens niet voor reclame en we verkopen ze niet.

Inloggen met Google of Microsoft

Als je met Google of Microsoft inlogt, gebruiken we de ontvangen gegevens (naam en e-mailadres) enkel om je aan te melden en je account aan te maken of te koppelen. Het gebruik van gegevens die we via Google ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. We delen deze gegevens niet met derden voor andere doeleinden.

Externe verwerkers

Om de dienst te leveren schakelen we een beperkt aantal dienstverleners in, die enkel in onze opdracht en onder afspraken (verwerkersovereenkomsten) handelen:

• Anthropic (Claude): leest de inhoud van je documenten automatisch uit en herkent er contract- en verbruiksgegevens in. Dit gebeurt op servers in de Verenigde Staten; je documenten worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Voor deze doorgifte buiten de EU gelden passende waarborgen (standaardcontractbepalingen).
• Linode (Akamai) Object Storage: bewaart je documenten, in een datacenter in Frankfurt (EU).
• Mailgun: verwerkt inkomende en uitgaande e-mail (bv. het binnenhalen van doorgestuurde documenten).
• Plausible Analytics: cookieloze, privacyvriendelijke bezoekersstatistieken, gehost in de EU.
• VIES (het btw-register van de Europese Commissie): wanneer we op een document een btw-nummer van een leverancier herkennen, vragen we daar de officieel geregistreerde naam op, zodat de leverancier correct in je overzicht staat. We sturen enkel dat btw-nummer door, nooit de inhoud van je document of je eigen gegevens. Het antwoord bewaren we tijdelijk, zodat hetzelfde nummer niet bij elke factuur opnieuw bevraagd wordt.

Bewaartermijn

We bewaren je gegevens zolang je account en werkruimte(s) bestaan. Een registratie waarvan het e-mailadres na 7 dagen nog niet bevestigd is, verwijderen we automatisch; je krijgt daarvoor eerst één herinnering. Verwijder je je account, dan verwijderen we je gegevens binnen een redelijke termijn, behalve wat we wettelijk langer moeten bewaren. E-mails en bijlagen die we ter controle apart zetten (quarantaine), bewaren we tot je ze verwerkt of verwijdert. De verzendgegevens van onze e-mails aan jou bewaren we maximaal 24 maanden. Je kan altijd vragen om je account te laten verwijderen via info@bene.be.

Cookies

We gebruiken enkel essentiële cookies die nodig zijn om in te loggen en je sessie te bewaren. We plaatsen geen tracking- of advertentiecookies. Bezoekersstatistieken meten we met Plausible, dat zonder cookies en zonder persoonsgegevens werkt.

Beveiliging

Verbindingen verlopen versleuteld (HTTPS), toegang tot gegevens is beperkt tot wie ze nodig heeft, en we nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen.

Je rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens, en het recht om bezwaar te maken. Mail info@bene.be om een recht uit te oefenen. Ben je niet tevreden, dan kan je klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienst of de regelgeving wijzigt. De datum bovenaan toont de laatste update. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte.